高雄市立中山國民中學財物購置及招標實施辦法
一、依據：
政府採購法及其他相關規定。
二、目的：
使學校經費公開，防止貪瀆事件發生，以節約公帑；有效合理運用學校經費，並配合教學需求，以達到最高利益。
三、執行流程：
四、付款流程：﹙五天內付款﹚
五、財物登記流程
六、注意事項
1. 各項物品均由各單位依實際需要提出申請，請購單必須記載所需規格、數量以達到實用為目標，發揮最大教學效果。
2. 請購時，請購單上必須註明申請時間及需要時間。
3. 物品交貨驗收後，交由請購單位﹙業務單位﹚使用，總務處並按財物管理辦法，建立財產管理制度，核對財產購置日、品質、規格、數量，防止耐用年限偏短，品質、規格變更，數量短少。
4. 承辦單位應制定購置財物或修繕及其他經費申請動支注意事項、採購核銷應被之文件及注意事項，及公開招標流程，以使各業務單位遵循。
七、本辦法經校長核准後實施，修正時亦同。
高雄市立中山國民中學購置財物或修繕
及其他經費申請動支注意事項
本校一切購置財物、修繕及其他經費申請動支除法令另有規定外，悉依本注意事項辦理。
一、
申請購置財物、修繕及其他費用動支程序：
(一)
請購人﹙申請人﹚：各單位因公﹙業﹚務需要請購財物、申請修繕或其他經費動支，應先填妥請購單。將預算計畫名稱及財物﹙修繕﹚名稱規格、式樣、品質、數量﹙附樣品或圖樣﹚或動支費用事由，辦法及金額均應詳細填明，並簽章送請單位主管初核。
(二)
申請單位主管初核：申請之內容是否確屬公務上所必需，數量是否核實，如印刷品印製是否未超逾一年需用量，是則簽章移會總務單位，否則退還請購人。
(三)
總務單位：應先查明請購之財物確無庫存品可領用，即在請購單填妥預估價格﹙單價、總價﹚經簽章後移會會計室。
(四)
會計單位：查核預算是否可以容納，並登記預算控制簿，保留預算金額，如有不經濟之支出應簽明意見，經簽章後送陳機關首長核批。
(五)
機關首長核批：綜合各單位意見裁定准駁，准則移總務處辦理採購，駁則退還原單位。
二、
採購及報核程序：
(一)
總務﹙經辦﹚單位採購：經辦採購人員應依請購意見多方查詢，選擇價廉物美，堅固耐用之財物辦理採購。其採購程序悉依政府採購法及有關規定，應經估價或招標、比價、議價後簽請採購，但須經送會會計單位審核簽章轉陳機關首長核准後購辦。如估價最低之一家，仍高出一般市價甚多，會計單位認為有重估必要時，應根據事實依法建議機關首長核可後重新辦理估價。估價單之內容應詳載品名、式樣、規格、單位、數量、單價及總價。
(二)
憑證﹙單據﹚報核：財物購進或修繕完成後，經辦人員應將原始憑證﹙統一發票或收據﹚粘貼於粘貼憑證用紙規定位置，請購單﹙請示單﹚估價單及相關文件、樣本等均粘貼在原始憑證後面，連同財物送交驗收及保管人員辦理驗收及點收保管手續，並在粘貼憑證用紙驗收、保管欄簽章。
(三)
總務﹙經辦﹚單位主管：審查有關支出憑證，有無不合規定情事，有則退還經辦人員更正或補正，無則核章移送會計單位審核。
(四)
會計單位審核：應依據支出憑證證明規則，會計法及有關法令縝密審核，合則在原始憑證簽章並編製付款憑單或支出傳票移送出納單位完成付款程序，否則送還經辦人員補行更正後再核。
(五)
機關長官核章：機關首長或授權代簽人於原始憑證及付款憑單或支票得一次核章。
高雄市立中山國民中學採購核銷應備之文件及注意事項：
１.
應附簽案影本。
２.
合約書﹙內附招標紀錄﹚或奉准依估價金額採購之文件。
３.
工程結算書或財物驗收證明書或其他驗收合格之文件﹙小額採購性質單純之零星採購，採納於粘貼憑證蓋章代替﹚。
４.
依合約的規定有分批﹙估﹚驗收或分期結付款項者，應附分批或分期﹙估﹚驗收計價等文件。
５.
檢附請款發票或收據，應記載公司行號名稱、地址及營利事業統一編號、採購標的名稱及數量、單價及總價、日期、買受機關等等；如為收銀機或計算機器開具之憑證，僅列日期、貨物代號、數量、金額者，應由購買人加註貨物名稱、簽名或蓋章負責。
６.
如因特殊情形，不能取得上述發票或收據，經手人應開具支出證明單，書明不能取得之原因，陳經主管人及機關長官或代簽人簽名或蓋章。
７.
廣告費及印刷費之收據，除機密性質外應附樣本或樣張。
８.
牽涉到數機關分攤之支付款項或單一機關之支付牽涉到數計畫或科目共同利益之支付款項，其支出憑證不能分割者，應加具支出分攤表。前項數機關分攤款項，各分攤機關應再檢附主辦機關出具之收據。
常見影響核銷時效之類型舉例：
１.
採購流程不合規定，未奉准請購先行採購。
（如時間緊迫，需先行採購，務請先告知總務單位。）
２.
發票或收據不合法
﹙例：統一標號未填、明細或總計金額有誤、未蓋廠商大印及負責人印章、發票或收據日期早於申請日期﹚。
３.
應備文件不齊全或有關人員於相關文件蓋章未齊全。
４.
未依公款支付時限辦法規定簽註遞辦單。
（一般案6000元以上要送遞辦單，完成五日付款）
５.
分配預算不足或尚未撥款。
６.
待解決事項懸而未決﹙例：逾期罰款、賠償﹚。
７.
廠商無法連絡或倒閉。
８.
未依規定送事務人員編製財產或消耗品、非消耗品增加單。
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